Herkenbaar?
Je opent je laptop, start vol goede moed… en ziet 27 ongelezen mails. Nog voor je aan je eigen werk begint, ben je al aan het reageren, doorscrollen, markeren, zoeken. Tegen de tijd dat je inbox ‘onder controle’ voelt, is er meer tijd voorbij dan je wilde.
Een volle mailbox is meer dan alleen een irritatie. Het kost energie, focus en vaak ook kansen. Gelukkig hoeft het niet veel tijd te kosten om dit makkelijker te doen. Met deze aanpak kun je je mailbox in een kwartier per dag onder controle houden.
1. Werk met vaste momenten
Zet twee of drie momenten op een dag waarop je je mailbox opent. Niet tussendoor, niet bij elk pingetje. Dat geeft echt rust en zorgt dat je je aandacht niet steeds opnieuw moet herpakken.
2. Start met opruimen, niet met reageren
Voordat je gaat typen, begin je met het weggooien van wat niet relevant is, archiveren wat geen actie nodig heeft en markeren wat belangrijk is. Zo zie je in één oogopslag wat echt je aandacht verdient.
3. Gebruik labels of mappen slim
Maak mappen voor vaste categorieën: acties, wachten op antwoord, later lezen, archiveren, enzovoort. Zo hoef je niet steeds te zoeken. Je kunt die mappen aanvullen met labels of vlaggen voor extra overzicht. Houd het wel simpel: te veel kleurtjes en categorieën maken het juist rommelig. Niet alle email providers hebben dezelfde functionaliteiten. Hieronder kort een paar genoemd;
- Gmail: werkt met labels (vergelijkbaar met mappen) die je een kleur kunt geven.
- Outlook (Microsoft 365): je kunt mappen een kleur geven én categorieën met kleuren toewijzen aan losse e-mails.
- Oudere Outlook-versies: geen gekleurde mappen, alleen categorieën of vlaggen binnen e-mails zelf.
- Apple Mail (Mac): geen kleuren voor mappen, maar wel vlaggen in verschillende kleuren voor individuele e-mails (deze kun je zelf een naam geven, zoals ‘actie’ of ‘wachten’)Beantwoord mails die minder dan 2 minuten kosten meteen.
4. Beantwoord mails die minder dan 2 minuten kosten meteen
Alles wat korter is, meteen afronden. Dat scheelt je een hoop terugscrollen en opnieuw lezen.
5. Schakel meldingen uit
Echt, probeer het eens een week. Geen pop-ups, geen geluidjes. Je productiviteit schiet omhoog. Mocht je toch ergens een melding van moeten krijgen (bijvoorbeeld een belangrijke klant of bestelling), dan kun je in de meeste mailprogramma’s instellen dat je alleen voor die afzender een melding krijgt. Of je zet een apart alarm in je agenda of telefoon, zodat je niet elke nieuwe e-mail hoeft te zien.
En dan… loslaten
Met deze aanpak kost je mailbox hooguit 15 minuten per keer. Als je merkt dat het alsnog te veel ruimte in je hoofd inneemt, is er nog een volgende stap: taken uitbesteden die je niet zelf hoeft te doen.
In dit blog ga ik dieper in op: Waarom uitbesteden geen luxe is, maar een slimme strategie ←